BATI AKDENİZ İHRACATÇILAR BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

GENEL AYDINLATMA METNİ

İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamak konularında çalışmaları olan BATI AKDENİZ İHRACATÇILAR BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ("BAİB”) sektördeki hassasiyetini kişisel verilerin güvenliği hususunda da göstermektedir. Bu bilinçle, her türlü mecradaki ziyaretçilerimize ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa, Kanun'a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul'u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine, muhafaza edilmesine ve silinmesine büyük önem göstermekteyiz. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile Kanun'da tanımlı şekli ile "Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1. VERİ SORUMLUSUNA İLİŞKİN BİLGİLER

6698 Sayılı KVK Kanunu uyarınca "Topçular Mah. Aspendos Bul. No:163 Muratpaşa ANTALYA” adresinde mukim BAİB-BATI AKDENİZ İHRACATÇILAR BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ Veri Sorumlusudur.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamak konularında gerçekleştirilen süreçleri yönetmek alanında kurumsal yapısı ile hizmet veren BAİB, gerek kanuni yükümlülüklerini doğrudan yerine getirirken, gerekse bu yükümlülükler ve verilen hizmetlerin dolaylı olarak gerektirdiği durumlarda Kişisel verilerin işlenmesine ihtiyaç duymaktadır.

Bu anlamda kişisel verileriniz BAİB tarafından;

- Genel Sekreterlik tarafından yürütülmekte olan Devlet Desteklerinin, Dosya inceleme sürecinin sağlıklı yürütülebilmesi için bilgi/belge talebi,
- BAİB' in kendi adına üye kaydını oluşturma ve güncellemesi işlemleri
- Diğer Genel Sekreterliklerin BAİB adına üye kaydı oluşturması
- BAİB' in diğer Genel Sekreterlikler adına üye kaydı oluşturması
- Kepport portalı ile elektronik imzalı belge oluşturma
- Birlik etkinlikleri, organizasyonlarına ilişkin davetiye gönderimi, organizasyonlara ilişkin kargo ve lojistik gönderiler,
- Gelen talepler cevaplamak
- Yazışmaları yürütmek
- Komisyon kararı belirlenmesi
- Yarışmacı aday bilgileri (Tasarım Yarışması, Genç Mucitler Yarışması)
- Sınav başvurularının alınması ve listesinin TİM' e bildirimi
- Seyahat organizasyonlarını yürütmek
- WEB sitesi ( Üyelik İşlemleri)
- Birliğin faaliyet gösterdiği ve/veya katılım sağladığı etkinlik, toplantı ve organizasyonlar,
- Telefon üzerinden haberleşmeyi teminen iletişim grubu kurmak
- Eğitim bilgileri (notlarının gönderimi, duyurular, planlama)
- Destek başvuru dosyasına ilişkin firma itirazı/Bakanlıkça yürütülen hukuki süreçler
- İhtiyaç Analizi, Eğitim, Danışmanlık, Yurt Dışı Pazarlama Faaliyetleri Sürecinin Yönetilmesi
- Sponsorluk, Tanıtım, Danışmanlık Sürecinin Yürütülmesi Kapsamındaki Etkinlikler
- Konusuna Göre Farklı Proje Uygulamaları Süreci
- Basın Açıklaması Ve Sunum Hazırlama Süreci
- İhracat kaydı yapmak
- Raporlama süreçleri
- İthalat/İhracat İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi
- Genel Kurul Kayıt ve yürütme işlemleri
- Yurtdışı Eğitim Desteği Sağlamak Amaçlı
- Eğitim Organizasyonu Çalışması İçin
- Yürütülen proje çalışmaları için
- Sosyal Medya Paylaşımları
- İnternet kullanıcısı yönetimi sağlamak
- Ur-ge faaliyetleri B2B faaliyetleri bilgi alışveriş
- Ur-ge ve diğer organizasyonlar için; konaklama rezervasyonları, ulaşım rezervasyonları ve faaliyet ödeme başvuru işlemleri dosyasında kullanımı için vs.,
- Etkinliklerde ve organizasyonlarda katılımcı sayılarının tutulması,
- Etkinlikleri gerçekleştirmek, devlet destekli heyet organizasyonlarında, devlet desteğinin alınmasını teminen katılımcıların ilgili şirkette çalıştığını gösteren SGK hizmet dökümleri,
- E-posta ve anlık mesajlaşma grupları oluşturulması,
- E-posta üzerinden haberleşmek,
- Dünyadan haber ve günlük haber bültenlerinin paylaşılması,
- Proje katılımcı firmalar ile ilgili üniversiteler arasında iletişimin sağlanması,
- Heyet işlemlerini yürütmek,
- Fuar işlemlerini yürütmek, Fuara katılan firma bilgilerinin yer aldığı katalog hazırlayarak yabancı firmalara dağıtmak, yarışmalara ve yapılan organizasyonlara davet etmek,
- Muhasebe sisteminde cari kartın ödenmesi, sözleşme,
- Büyükelçilik/konsolosluğa vize yazısı yazmak, katılımcılar ile firma ile işlemleri yürütebilmek, katalog bilgilerine yazmak,
- Hususi Damgalı Pasaport İşlemlerinin yürütülmesi,
- İthalat kayıt belgesi, destek başvurusunun sonuçlandırılması,
- İhracatçılara ve diğer paydaşlarımıza yönelik olmak üzere, birliğimiz ile ilgili faaliyetlerimize ve diğer gelişmelere dair iletişim kurulması,
- Yönetim/Denetim Kurulu üyeliği ile ilgili istenilen belgeler, veri kaydı, veri talebi, ödeme işlemleri

gibi amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dahilinde, Kanun'un 8. ve 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak,

- Ticaret Bakanlığı-TİM ve talep edilmesi halinde diğer resmi kurumlara aktarılmaktadır.
- Turizm acentası, oteller
- TUBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi
- İlgili Genel Sekreterlik - E-Birlik
- Kamuoyu
- Sosyal medya, basın, web sitesi
- Genel Sekreterlik personeline
- İlgili banka, Maliye Bakanlığı
- Tedarikçiler
- Yarışma amaçlı danışmanlık firması
- Lojistik Firma Ve Kargo Firmasıyla
- Acentalar, Oteller,
- İncelemeci Kuruluş,
- Üretici/ihracatçı arayan ilgili yurtdışı firma,
- Gerektiği durumda ilgili bakanlıklar,
- Türk ve Yabancı alıcı firma temsilcileri,
- Anlaşmalı olduğumuz Danışmanlık firmaları,
- E-Birlik,
- Fuar ziyaretçileri,
- Büyükelçilik/Konsolosluk,
- Hukuk Müşavirliği,
- SAP yazılım projesi,

aktarılmaktadır.

4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz; BAİB tarafından yetkilendirilmiş veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından, e-posta, telefon, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, kağıt ortamında tutulan formlar ve tutanaklar gibi vasıtalarla otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.

Bu kapsamda;

- İlgili firmaya ait bilgiler (kişi, iletişim firma, veya sanayi sicil belgesi, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, beyanname taahhütname, gümrük beyannamesi, )
- Dava Dosyalarındaki Kişisel Bilgiler
- Yarışmacı şahsa ait proje bilgisi
- Ziyaretçi kayıt bilgileri,
- İş kolaylığı sağlamak
- İş sürekliliğini sağlamak
- Müşteri ziyareti faaliyetine ilişkin dokümanlar
- Üye şahıs firmalarının fuar katılım bedeli için mail order formu
- Seyahate dair bilgiler (konaklama, uçak bilgileri, transfer bilgi işlemleri )
- Üye bilgileri (ad-soyad, telefon numarası, e-posta, kartvizit, hesap bilgileri )
- Ziyaretçi ( kimlik bilgileri)
- Kapalı devre, bağımsız video kaydı (Güvenlikli Baskı alanında ve deposunda bulunan kişilerin ve ortamın kaydı)
- Yasal mevzuat gereği (Üye firma personeli SGK dökümü, Üye firma sahibi Ticari Sicil Kaydı, sahibi pasaport görüntüleri (pasaport no) )
- Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu için (Pasaport fotokopisi, Kan grubu, vesikalık fotoğraf, dijital resim, dijital kimlik, unvan)

yukarıda belirtilen kişisel veriler Kanun'un 5. maddesinin 2/a-c-ç-e-f bentleri, 6. maddesinin 3. fıkrası uyarınca, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla ve BAİB' in meşru menfaatleri hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.

5. İLGİLİ KİŞİLERİN KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARI

Dilediğiniz zaman BAİB'e başvurarak kişisel verilerinizin;

- İşlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amacına uygun kullanıp kullanılmadığı öğrenebilir ve işlenmiş ise bu konuda bilgi isteyebilir,
- Kanun'a uygun olarak yurt içinde ve yurt dışında bilgilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişileri öğrenebilir,
- Bilgilerinizin eksik ya da hatalı işlendiğini düşünüyorsanız düzeltilmesini isteyebilir,
- Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde bilgilerinizin silinmesini ya da yok edilmesini talep edebilir,
- Bilgilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere (c) ve (d) bentlerinde belirtilen taleplerinizin bildirilmesini ve aynı işlemleri gerçekleştirmelerini isteyebilir,
- Bilgilerinizin, otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir veya kanuna aykırı olarak kaydedildiğini veya kullanıldığını düşünüyorsanız ve bu sebeple zarara uğramışsanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücreti ödemeniz söz konusu olacaktır. Başvurunuza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınacaktır. Başvurunuza verilecek cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise, kayıt ortamının maliyeti kadar ücret tarafınıza yansıtılacaktır.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.

Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı, Türkçe olmak kaydıyla yazılı olarak BAİB'e iletebilir, detaylı bilgi almak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Başvurularınızı;

1. https://www.baib.gov.tr/adresinde bulunan formu doldurduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile "Topçular Mah. Aspendos Bulv. No:163 Muratpaşa ANTALYA” adresine iletilmesi,
2. https://www.baib.gov.tr/adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki "güvenli elektronik imzanızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formunbaib@hs01.kep.tradresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular BAİB tarafından reddedilecektir.

BAİB'in işbu aydınlatma metninde Kanun'dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin tarafınıza tebliğ edildiği tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

BATI AKDENİZ İHRACATÇILAR BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ